¿Cómo llevar el control de los desembolsos del cliente en el expediente?
Los desembolsos son los gastos que el despacho paga por cuenta del cliente durante el asunto: tasas registrales, costos de certificación, aranceles de terceros, sellos, y cualquier otro gasto que no sea el honorario propio. Confundirlos con los honorarios, o no registrarlos de forma ordenada, crea problemas al momento de liquidar el expediente y, en algunos casos, genera deudas que el cliente no esperaba.
Distinguir desembolsos de honorarios desde el inicio
El primer paso es trazar una línea clara entre lo que cobra el despacho por su trabajo y lo que paga el despacho por cuenta del cliente.
Los honorarios son la contraprestación por el servicio profesional prestado. Los desembolsos son anticipos o pagos que el despacho realiza en nombre del cliente y que deben reembolsarse o descontarse de la provisión de fondos recibida.
Mezclarlos en una misma entrada dificulta la rendición de cuentas y puede generar malentendidos con el cliente si la factura final no coincide con lo que esperaba.
Registrar cada desembolso en el momento en que ocurre
El error más frecuente es dejarlo para después. Un gasto realizado hoy que no se registra hoy tiene muchas probabilidades de no aparecer en la liquidación final, o de aparecer sin soporte.
Para cada desembolso conviene anotar:
- Fecha en que se realizó el pago
- Concepto exacto (por ejemplo: "tasa de expedición de certificado de estado jurídico del inmueble")
- Monto pagado
- Referencia del comprobante o recibo obtenido
- Si fue cargado contra la provisión de fondos del cliente o pagado por el despacho pendiente de reembolso
Este registro puede hacerse en una hoja de control dentro del expediente físico, en una entrada del sistema de gestión del despacho, o en un archivo digital asociado al expediente. Lo importante es que esté en el expediente del asunto, no suelto en otra parte.
Conservar los comprobantes junto al registro
El registro sin el comprobante no sirve de mucho si el cliente pide justificación. Todo desembolso debe tener su respaldo:
- Recibo de pago de la oficina registral
- Comprobante de transferencia bancaria
- Factura del gestor o tercero contratado
- Copia del comprobante de pago de impuestos
Si el comprobante llega en papel, se digitaliza y se incorpora al expediente digital. Si llega en formato electrónico, se guarda con un nombre que permita identificarlo sin abrir el archivo. Por ejemplo: "2024-03-15_pago-registro-propiedad_expediente-0234.pdf". Un nombre ambiguo como "recibo.pdf" obliga a abrir el documento para saber qué es.
Controlar el saldo de la provisión de fondos
Cuando el cliente entrega una provisión de fondos al inicio del asunto, cada desembolso va reduciendo ese saldo disponible. Una forma de llevar este control es mantener un saldo actualizado en el registro: provisión inicial menos cada desembolso registrado. Esto permite saber en cualquier momento cuánto queda disponible y si hay que solicitar una provisión adicional antes de continuar.
Si el saldo se agota antes de que termine el asunto, hay que solicitar la reposición al cliente antes de realizar el próximo pago, no después. Pedir reembolso de gastos ya realizados sin haberlos comunicado previamente genera tensión que se puede evitar.
Qué hacer cuando los desembolsos superan lo previsto
Hay asuntos en los que los gastos resultan mayores de lo estimado al inicio: surgen gestiones adicionales, se requieren más certificados, o el proceso se extiende más de lo previsto. En esos casos, lo correcto es:
- Informar al cliente tan pronto como se prevea que la provisión actual no alcanzará.
- Detallar qué gastos adicionales se esperan y por qué surgieron.
- Solicitar el complemento antes de incurrir en los nuevos gastos, no al final.
Los clientes que reciben información a tiempo rara vez cuestionan los desembolsos. Los que se enteran al cierre, con frecuencia sí.
La liquidación al cerrar el expediente
Al cerrar el asunto, la liquidación final debe mostrar con claridad:
- Total de honorarios facturados
- Total de desembolsos realizados
- Provisión de fondos recibida
- Diferencia a pagar o a devolver al cliente
Una liquidación clara reduce drásticamente las controversias al cierre. El cliente ve exactamente a qué corresponde cada cifra. Si hubo desembolsos que el despacho pagó de su bolsillo y no se descontaron de la provisión, ese importe tiene que aparecer como pendiente de reembolso, no como honorario adicional. Y si quedó saldo a favor del cliente, ese remanente se devuelve o se abona al próximo asunto.
Un sistema sencillo y constante es mejor que uno sofisticado sin uso
No hace falta un programa especializado para llevar este control. Una hoja de cálculo bien estructurada por expediente, usada con consistencia, es más útil que un sistema complejo que nadie actualiza.
La prueba es simple: ¿puede cualquier persona del despacho abrir el expediente y ver en menos de un minuto cuánto se ha desembolsado, en qué conceptos, y cuánto queda de la provisión? Si la respuesta exige buscar entre papeles o preguntar al encargado, el sistema no está funcionando.
En VerifyAct trabajamos para que los procesos del despacho sean más ordenados y menos propensos a errores. Si te interesa, contáctanos.