¿Cómo controlar los desembolsos del cliente para que no queden sin facturar?
Los desembolsos son el dinero que el despacho paga por cuenta del cliente: tasas registrales, honorarios de peritos, copias notariales, gastos de gestoría, sellos y aranceles oficiales. Son gastos del cliente, no del despacho, pero en la práctica salen del bolsillo del despacho y se recuperan después. Ahí está el problema.
Cuando un asunto tiene varios desembolsos dispersos a lo largo de semanas o meses, es fácil que alguno se quede sin registrar, sin cobrar, o sin respaldo documental en el expediente.
Por qué se pierden los desembolsos
El error más frecuente no es que nadie los pague. Es que alguien los paga, queda el recibo en un sobre, y nadie lo vincula al expediente a tiempo.
En despachos con varios asuntos activos simultáneamente, las facturas de terceros —registro, peritos, gestores, copias certificadas— pasan por caja sin que el expediente del cliente se actualice en ese momento. Cuando llega el momento de cerrar y facturar, el desembolso ya no aparece, el recibo no se encuentra, o hay dudas sobre si ya se cobró.
El resultado: el despacho absorbe gastos que le correspondían al cliente, o se generan conversaciones incómodas cuando se intenta cobrar algo semanas después.
El principio de registro inmediato
La única forma de controlar los desembolsos es registrarlos en el expediente en el momento en que se pagan, no cuando llega el momento de facturar.
Esto no requiere un sistema complejo. Requiere un hábito: cuando sale dinero del despacho por cuenta de un cliente, esa salida entra al expediente ese mismo día. Con el importe, la fecha, la descripción y, si existe, el número de comprobante o referencia del pago.
Si el despacho trabaja con expediente digital, la nota de desembolso va ahí. Si trabaja con carpeta física, una hoja de control de gastos va dentro. El formato no importa; lo que importa es que quede registrado antes de que el recibo se extravíe o la memoria falle.
Qué incluir en el registro
Cada línea de desembolso debe tener, como mínimo:
- Fecha del pago
- Concepto (tasa registral, copia notarial, gestoría, honorarios de perito)
- Importe exacto
- Referencia del justificante (número de factura, número de comprobante, referencia oficial)
- Estado: pagado por el despacho / cobrado al cliente / pendiente de cobro
Ese último campo —el estado— es el que más se descuida. Sin él, al cerrar el asunto no hay forma de saber con rapidez cuáles desembolsos ya se recuperaron y cuáles siguen pendientes.
Cuándo cobrarlos al cliente
Hay tres momentos habituales para recuperar los desembolsos:
Al cierre del asunto, en una sola liquidación junto con los honorarios finales. Es el método más sencillo, pero tiene un riesgo: si el asunto se prolonga, el despacho puede acumular cantidades relevantes sin recuperar.
Por tramos, junto con cada factura de honorarios parcial. Cuando se emite una minuta a mitad del asunto, se incluyen los desembolsos producidos hasta esa fecha. Reduce la exposición del despacho y hace el gasto más visible para el cliente en tiempo real.
En el momento, cuando el importe es elevado. Un honorario de perito o una tasa registral de cierta envergadura puede facturarse por separado, con su justificante adjunto, sin esperar al cierre. Muchos despachos piden una provisión de fondos adicional específica para este tipo de gastos.
El criterio no es cuál es «el correcto», sino cuál es coherente con lo pactado con el cliente al inicio del asunto. Ese acuerdo —y sus implicaciones para los desembolsos— debe quedar en el expediente desde el primer día.
La provisión de fondos y su relación con los desembolsos
Si el despacho trabaja con provisión de fondos al inicio del asunto, conviene dejar claro en el acuerdo inicial si esa provisión cubre también los desembolsos previsibles o solo los honorarios. Sin esa aclaración, el cliente puede asumir que todos los gastos están incluidos, y el despacho puede quedar expuesto cuando llegue el momento de cobrar los suplidos.
Cuando la provisión es solo para honorarios, los desembolsos se gestionan aparte: se anticipan al cliente o se cargan a medida que se producen, con justificante. Cuando la provisión lo cubre todo, hay que llevar un saldo actualizado para saber cuándo se agota y cuándo pedir una ampliación.
Al cerrar el asunto
Antes de emitir la liquidación final, el expediente económico del cliente debe mostrar, sin ambigüedades, el total de desembolsos producidos, cuáles se han cobrado ya y cuáles están pendientes. Si hay algún justificante que no encaja con ninguna línea del registro, ese es el momento de resolverlo, no después de que el cliente haya firmado la liquidación.
El cierre limpio de un asunto depende en buena parte de que el control de desembolsos haya funcionado bien desde el primer día.
En VerifyAct trabajamos para que los procesos del despacho sean más ordenados y menos propensos a errores. Si te interesa, contáctanos.