¿Cuándo pedir el anticipo de honorarios: antes de empezar, al firmar el encargo o por tramos?
El anticipo de honorarios se pide antes de empezar. Esa es la respuesta corta. El despacho que espera al cierre para cobrar —o que fía el trabajo confiando en la buena voluntad del cliente— asume un riesgo que casi siempre acaba en una cuenta por cobrar que no se cobra.
Dicho eso, el momento exacto depende del tipo de encargo y de la dinámica del asunto. Hay tres puntos de cobro que funcionan en la práctica.
Antes de iniciar cualquier actuación
La provisión de fondos al inicio del encargo es la fórmula más limpia. El cliente entrega una cantidad estimada de los honorarios antes de que el despacho haga nada. Esa cantidad queda en cuenta y se va imputando a medida que el trabajo avanza.
Las ventajas son evidentes: el despacho trabaja con dinero ya recibido, el cliente tiene claro desde el primer día cuánto cuesta aproximadamente el asunto, y no hay que perseguir el cobro al cierre.
El riesgo es uno solo: calcular mal la provisión. Si la cantidad inicial es demasiado baja y el asunto se complica, hay que volver a pedirle dinero al cliente cuando ya está metido en el proceso. Eso genera roces. La solución es provisionar con un margen razonable —un 15 o 20 por ciento sobre el estimado base— y acordar desde el principio que se solicitará una provisión adicional si el trabajo supera el alcance inicial.
Al firmar la carta de encargo o el presupuesto
Algunos despachos prefieren no pedir dinero antes de que el cliente haya firmado nada: consideran que una solicitud de pago en ese momento puede frenar la contratación. En esos casos, la firma del encargo —el documento que formaliza la relación y describe el trabajo— es el momento natural para solicitar el anticipo.
La ventaja de este modelo es que hay un documento firmado antes de que el dinero cambie de manos, lo cual ordena el expediente desde el inicio. La desventaja es que el despacho ya ha invertido tiempo en la primera reunión, la revisión inicial y la redacción del encargo sin haber cobrado nada todavía.
Si se elige este momento, el encargo debe incluir de forma explícita: el importe del anticipo, la fecha límite para pagarlo, y qué ocurre si no se recibe (normalmente, que el trabajo no comienza hasta que los fondos estén disponibles).
Por tramos ligados al avance del expediente
En asuntos largos —una compraventa que se demora, una liquidación de sociedad con partes difíciles, un proceso con múltiples actos notariales— puede tener más sentido dividir el cobro en tramos ligados al avance del trabajo.
Por ejemplo: un primer tramo al inicio del encargo, un segundo tramo al completar la revisión documental, y un tercer tramo al cierre. Cada tramo debe quedar descrito en la carta de encargo: qué hito lo activa, en qué plazo debe pagarse, y qué ocurre si no se recibe antes de continuar con la siguiente fase.
Este modelo distribuye el riesgo a lo largo del expediente, pero exige más gestión: hay que emitir la minuta de cobro en el momento preciso, hacer seguimiento si no llega el pago, y tener acordado de antemano si el trabajo se detiene o continúa mientras se espera.
Qué debe responder el encargo sobre el cobro
Cualquiera que sea el momento elegido, la carta de encargo o el presupuesto debe dejar resueltas cuatro preguntas antes de iniciar el trabajo:
- ¿Cuánto es el anticipo o la provisión?
- ¿Cuándo se paga (fecha concreta o hito del expediente)?
- ¿Cuándo se emite la factura final?
- ¿Qué ocurre si el cliente no paga en plazo?
Si el encargo no responde estas cuatro preguntas, cualquier conversación sobre cobros posterior será más difícil de lo necesario.
El error que repiten los despachos
El error más frecuente no es pedir el anticipo tarde: es no pedir ninguno. El despacho termina el trabajo, emite la factura, y entonces empieza la negociación real sobre el precio. El cliente ya tiene lo que quería —el acto firmado, el trámite resuelto— y el despacho negocia desde una posición débil.
Un anticipo, aunque sea parcial, cambia esa dinámica. El cliente que ha puesto dinero sobre la mesa tiene un incentivo para que el asunto avance sin interrupciones. Y el despacho que trabaja con fondos ya recibidos tiene libertad para dedicarle al asunto la atención que merece, sin que el cobro sea una preocupación constante.
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