¿Qué hacer cuando los datos de una parte aparecen distintos en dos lugares del mismo documento?
El documento que tienes en pantalla dice "Juan Carlos Marte Espinal" en el encabezado y "Juan Carlos Martí Espinal" en el bloque de firmas. No es un error entre documentos: es una contradicción dentro del mismo. Antes de la firma, eso hay que resolverlo.
Las discrepancias internas son distintas de las que detectas cruzando documentos. Cuando el nombre del compareciente no coincide entre la cédula y el contrato, tienes dos fuentes distintas y puedes saber cuál puede estar mal. Cuando la discrepancia está dentro del mismo documento, no tienes esa referencia: el documento se contradice a sí mismo.
Por qué ocurre
La causa más frecuente es la edición del texto. Un contrato nace de una plantilla, se edita varias veces, se copian y pegan bloques, y en algún paso un dato queda desincronizado. El nombre se corrigió en una cláusula pero no en la otra. El número de cédula fue actualizado en el cuerpo pero no en el encabezado. La dirección se cambió en la versión definitiva pero sigue igual en el bloque de notificaciones.
Otras veces el origen es una fusión de versiones: dos personas trabajaron sobre copias distintas y la integración final no fue completa.
El resultado, en cualquier caso, es un documento con dos versiones de un mismo dato.
Qué datos son susceptibles de divergir
No todos los datos viajan una sola vez en un documento. Los que aparecen en varios lugares son los que generan este tipo de problema:
- Nombre completo de la parte: aparece en el encabezado de comparecencia, en el cuerpo de las cláusulas y en el bloque de firmas.
- Número de cédula o pasaporte: puede estar en la identificación inicial y repetirse en una cláusula de declaración de identidad.
- Calidad en que actúa: "en su propio nombre" puede estar bien escrito en un sitio y omitido o cambiado en otro.
- Descripción del bien: si el objeto del contrato es un inmueble, la descripción puede diferir entre el cuerpo y un inventario o anexo.
- Fecha: la fecha del acto puede aparecer en el encabezado y repetirse al pie de firma; si no coinciden, el documento tiene un problema.
Cómo organizarlo en la revisión
La forma más directa es trabajar campo a campo, no párrafo a párrafo. Antes de comparar el documento con los documentos de identidad de las partes, localiza cada campo dentro del propio documento y comprueba que es idéntico en todas sus apariciones.
Una lista de extracción mínima para cada parte incluye:
- Nombre completo, tal como aparece en la primera mención.
- Número de identificación.
- Calidad con que actúa (nombre propio, representación, apoderado).
- Domicilio, si consta.
Para cada uno, la pregunta es: ¿aparece este dato en más de un lugar del documento? Si la respuesta es sí, ¿es idéntico en todos ellos?
Una herramienta de comparación documental puede extraer todos los valores de cada campo en el documento y señalar cuáles no son iguales. Eso es más rápido que leer el documento completo buscando repeticiones.
Cómo tratar la discrepancia una vez detectada
Lo primero es no asumir cuál de las dos versiones es la correcta. Si el nombre aparece de dos maneras distintas, ninguna de las dos tiene más autoridad que la otra dentro del documento. Hay que salir del documento para resolverlo.
La referencia para el nombre y el número es siempre el documento de identidad del compareciente. Si tienes la cédula a la vista, puedes saber cuál de las dos versiones es la correcta. Si no la tienes, esa discrepancia se convierte en una razón para solicitar el documento antes de continuar.
Una vez identificada la versión correcta, corresponde señalar ambas apariciones incorrectas y solicitar que se unifiquen en el documento antes de la firma. No es suficiente con que el compareciente confirme verbalmente cuál es el dato correcto: el documento tiene que ser coherente consigo mismo antes de salir del despacho.
Un caso aparte: la fecha
La fecha del acto merece mención separada porque sus implicaciones son distintas. Si el encabezado dice "a los diez días del mes de septiembre" y el pie de firma dice "once de septiembre", el documento tiene dos fechas de ejecución distintas. Eso no se resuelve con los documentos de identidad de las partes: hay que establecer cuál es la fecha real del acto y corregir el documento en consecuencia, porque una fecha equivocada en un instrumento notarial no es un error menor.
Qué registrar
Cuando documentas la revisión, no basta con anotar "discrepancia en el nombre". Registra dónde aparece cada versión: por ejemplo, "el nombre difiere entre el párrafo primero de comparecencia y el bloque de firmas", con el valor exacto en cada lugar. Eso le da a quien corrija el documento la información que necesita para localizarlo sin releer todo el texto.
Si la discrepancia no se resuelve antes de la firma —porque las partes no llegan a tiempo, porque hay que solicitar el documento de identidad, o por cualquier otra razón— eso también queda registrado, con la fecha y el motivo. El acta de revisión tiene que reflejar lo que se encontró y lo que ocurrió a continuación, no solo lo que estaba en orden.