¿Qué documentos hay que reunir antes de empezar la revisión previa a la firma?
Antes de leer una sola línea del instrumento, los documentos que van a cotejarse deben estar completos. Empezar la revisión con el expediente a medias es la causa más frecuente de que las discrepancias pasen inadvertidas.
Estos son los cuatro grupos de documentos que deben reunirse antes de abrir el acto o contrato.
El instrumento principal
El primer documento es la minuta o borrador del acto: la escritura, el contrato, el acto de venta. No el modelo en blanco, sino la versión con los datos ya completados de ese otorgamiento concreto.
Si el notario o el despacho trabaja con una versión preliminar y una versión definitiva, la revisión se hace sobre la versión definitiva, la que van a firmar las partes. Revisar una versión anterior y asumir que los datos coinciden con la final es un error que aparece con más frecuencia de lo que debería.
Los documentos de identidad de cada compareciente
Por cada persona física que aparezca en el instrumento —vendedor, comprador, apoderado, testigo si lo requiere el acto— hace falta el documento de identidad vigente. No una copia de semanas atrás: el documento que va a presentarse el día de la firma.
Si uno de los comparecientes actúa por cuenta de otro mediante poder, se necesitan los dos: el de quien firma y el del poderdante. Si una persona firma en nombre de una empresa, el documento de la empresa no reemplaza al suyo propio.
El momento de verificar que están todos los documentos es antes de empezar, no cuando ya se lleva media hora de revisión.
Los documentos de habilitación
Estos son los documentos que acreditan que una persona o entidad puede actuar en ese acto con esa capacidad. Incluyen:
- Poderes notariales, cuando alguien actúa en nombre de otro. No basta con que el compareciente diga que tiene poder: el documento tiene que estar sobre la mesa.
- Documentos societarios, cuando una empresa es parte. El certificado de registro, la resolución que autoriza al representante, el acta que lo nombra. Cuál de ellos se necesita depende del tipo de acto y de lo que la empresa exija para esa operación; lo que sí es invariable es que tiene que haber algo que lo respalde.
- Documentos de estado civil, cuando el acto los requiere. Si el instrumento describe a alguien como casado o soltero y ese dato va a cotejarse, el documento que lo acredita tiene que estar presente.
Los documentos de referencia
Son los instrumentos anteriores a los que hace referencia el acto que va a firmarse. Si una escritura de compraventa menciona una hipoteca que se cancela, esa hipoteca es un documento de referencia. Si un poder menciona que el poderdante es propietario en virtud de una escritura anterior, esa escritura también lo es.
Estos documentos no siempre contienen datos que hay que cotejar línea por línea, pero sí identifican a las partes, describen el inmueble o el objeto del acto, y establecen cadenas de datos que el instrumento actual debe seguir. Cuando no están disponibles, la revisión queda incompleta.
Por qué reunirlos antes de empezar
La revisión documental no es una lectura: es un cotejo sistemático de datos entre fuentes. Para que ese cotejo funcione, las fuentes tienen que estar completas desde el principio.
Empezar a revisar con el expediente incompleto tiene dos efectos. El primero es que la revisión se interrumpe cuando aparece la primera discrepancia que depende de un documento que no está. El segundo es más difícil de ver: cuando el expediente se completa a mitad de la revisión, es fácil asumir que lo que ya se revisó está bien, sin volver atrás. Así es como pasan errores que no habrían pasado si el cotejo hubiera podido hacerse completo desde el principio.
La lista de documentos necesarios para cada tipo de acto no es fija: depende del instrumento, de las partes y de lo que el acto mismo exija. Pero el momento de verificar que están todos es siempre el mismo: antes de abrir el instrumento y empezar a leer.