¿Qué hacer cuando el número de cédula en el contrato no coincide con el documento de identidad?
El número de cédula es el dato de identificación más verificable en cualquier acto notarial. Cuando no coincide entre el contrato y el documento de identidad, el instrumento tiene un error que hay que resolver antes de firmar.
Esta discrepancia es más frecuente de lo que parece. A diferencia de un nombre —donde una variación puede obedecer a un cambio legal o a una abreviatura—, el número de identificación no admite interpretación: o coincide o no coincide.
Por qué ocurre esta discrepancia
Las fuentes más habituales son tres.
Error tipográfico en la minuta. Al trasladar el número del documento al borrador del contrato, se transpone un dígito, se omite uno, o se copia de un expediente anterior del mismo cliente. Es el caso más frecuente.
Cambio de documento de identidad. El compareciente renovó su cédula y el número varió, pero el contrato fue redactado con el número anterior. Esto ocurre cuando los datos se toman de un poder o un acto antiguo sin verificarlos contra el documento vigente.
Error arrastrado desde una plantilla. En contratos que se adaptan desde un acto anterior, el número de cédula de esa operación puede sobrevivir varias revisiones sin que nadie lo detecte.
Cómo actuar antes de la firma
Primero, identificar cuál de los dos datos es el correcto. El dato correcto es siempre el que figura en el documento de identidad original que el compareciente presenta en el acto. El contrato recoge lo que alguien escribió; el documento de identidad recoge lo que emitió la entidad emisora.
Segundo, no firmar hasta que la minuta esté corregida. Una vez identificado el error, la minuta se corrige y se reenvía para revisión. Firmar un instrumento con el número de cédula incorrecto y luego intentar subsanarlo por acto separado es un proceso más costoso y lento que corregir antes de la firma.
Tercero, registrar el hallazgo en el expediente. Aunque el error se corrija antes de firmar, conviene dejar constancia de que se detectó, cuál era el número incorrecto y cuándo se corrigió. Eso protege al profesional si más adelante se cuestiona el proceso de revisión.
Qué no hacer
No completar el número faltante por deducción. Si en la minuta faltan dígitos y el documento de identidad tiene más caracteres, la tentación es completar el número por inferencia. Eso no es corrección: es modificación de un dato que no ha sido verificado. Solo se corrige lo que se puede comparar directamente.
No asumir que el número más reciente siempre es el correcto. En algunos sistemas de identificación, el número permanece igual aunque el documento se renueve. En otros cambia. Lo único que confirma cuál aplica al acto en curso es el documento que presenta el compareciente en ese momento.
No diferir la corrección al otorgamiento. "Lo vemos el día de la firma" es una práctica que genera retrasos y puede impedir que el acto se otorgue si el error no se resolvió a tiempo.
Cuándo la discrepancia no es un error
Hay casos en que la diferencia tiene una explicación legítima y documentada: por ejemplo, cuando el compareciente acredita mediante resolución que su número fue actualizado por la entidad emisora. En ese caso, lo que corresponde es adjuntar esa documentación al expediente y dejar constancia expresa en el instrumento de la situación.
La diferencia entre un error y una situación documentada es que en la segunda existe un respaldo que se puede verificar. Sin ese respaldo, el criterio es simple: si los números no coinciden, hay que corregir.
La revisión que evita la discrepancia
La mayoría de estas discrepancias se evitan con una verificación sistemática del número de identificación en la minuta, antes de que el texto llegue al compareciente para su aprobación. No al terminar el borrador final: antes. Cuanto antes se detecta el error, menos personas han visto una versión incorrecta y menos trabajo cuesta la corrección.