¿Cómo organizar el expediente económico del cliente desde el inicio del asunto?
Cuando se abre un nuevo asunto, la atención se va al fondo: qué hay que hacer, qué documentos reunir, qué plazo hay. El expediente económico —los honorarios pactados, los anticipos recibidos, los desembolsos que van a venir— suele quedar en un cuaderno o en la memoria, con la idea de ordenarlo más adelante. Ese aplazamiento es la causa más frecuente de los problemas de cobro que aparecen semanas o meses después.
La solución no es llevar una contabilidad compleja. Es documentar cuatro cosas desde el primer día, en el mismo expediente donde vive el asunto, para que cualquier consulta —interna o del cliente— tenga respuesta inmediata.
Lo que hay que dejar por escrito al abrir el asunto
1. Los honorarios acordados y su forma de cobro.
Antes de empezar a trabajar hay que dejar registrado el total o la base de cálculo de los honorarios, la moneda, y cómo se van a cobrar: de una sola vez al cierre, en tramos según avance, o con una provisión de fondos inicial más liquidación final.
No basta con que el cliente haya aceptado verbalmente. El expediente debe tener un documento firmado —carta de encargo, hoja de condiciones, o la minuta inicial— donde conste lo pactado. Si el asunto termina antes de lo previsto o el cliente cuestiona la factura, ese documento es la referencia.
2. El anticipo o provisión de fondos, si se solicitó.
Si se pidió un anticipo antes de comenzar, el expediente debe recoger: el importe solicitado, la fecha en que se recibió, y el número del justificante de pago. No el extracto bancario completo, solo la referencia que permita localizarlo si hace falta.
Esto es importante porque el anticipo no es el honorario definitivo: es una provisión a cuenta. Si al cierre el asunto costó menos de lo anticipado, hay que devolver la diferencia. Si costó más, hay que facturar el complemento. Sin el registro inicial, ese cálculo se complica.
3. Los desembolsos previsibles.
Todo asunto tiene gastos que el despacho adelanta y luego recupera del cliente: tasas, registros, copias, gestoría, traducciones. Algunos se conocen de antemano; otros van apareciendo.
Al abrir el expediente conviene anotar los desembolsos que ya se saben: el coste del registro de la propiedad si se va a tramitar una escritura, la tasa del organismo que hay que consultar, el honorario del perito si hace falta. Esa lista no tiene que ser definitiva: es un punto de partida que se actualiza a medida que avanza el asunto.
4. La referencia de facturación del cliente.
Si el cliente es una empresa, necesita un número de orden de compra, un código de centro de coste o el nombre del responsable que autoriza el pago. Si es un particular, conviene tener confirmado el nombre fiscal exacto y el número de documento que irá en la factura.
Obtener esa información al inicio evita el retraso que ocurre cuando la factura ya está emitida y resulta que el dato era otro.
Por qué el expediente económico debe estar en el mismo sitio que el expediente jurídico
La tentación es llevar las finanzas del asunto en una hoja de cálculo separada o en el programa de facturación, y guardar los documentos jurídicos en otro sitio. Eso funciona mientras el asunto está activo y quien lo lleva recuerda dónde está cada cosa. Pero cuando el asunto duerme, cuando lo retoma otra persona, o cuando el cliente llama seis meses después con una duda, la información dispersa cuesta tiempo.
Un expediente organizado desde el principio tiene una sección económica donde viven, juntos: el acuerdo de honorarios, el justificante del anticipo, el registro de desembolsos y las facturas emitidas. No hay que buscar en dos sitios.
Actualizaciones durante el asunto
El expediente económico no se rellena una sola vez. Hay tres momentos en los que hay que actualizarlo:
- Cuando llega un desembolso nuevo. Se anota el concepto, el importe, la fecha y el justificante.
- Cuando se emite una factura. Se registra el número, el importe, la fecha de emisión y la fecha de vencimiento del pago.
- Cuando se recibe un pago. Se confirma el importe recibido, la fecha y el método.
Esos tres momentos no requieren trabajo extra si están integrados en el flujo del asunto. Lo que requieren es no dejarlo para después.
Al cierre del asunto
Cuando el asunto termina, el expediente económico debe reflejar que todo está liquidado: que los honorarios están facturados, que los desembolsos están recuperados, y que si hubo anticipo, la diferencia fue devuelta o facturada.
Un asunto que se cierra sin cuadrar el expediente económico genera dudas después: ¿se cobró todo? ¿quedó algo pendiente? ¿hay que emitir alguna nota de crédito? Esas preguntas son más difíciles de responder cuando el expediente ya está archivado y han pasado meses.
El cierre económico no tiene que ser complejo. Basta con una línea al final del registro: "Asunto cerrado. Honorarios facturados y cobrados. Sin desembolsos pendientes." O la que corresponda a la situación real.
En VerifyAct trabajamos para que los procesos del despacho sean más ordenados y menos propensos a errores. Si te interesa, contáctanos.