¿Qué revisar en un documento antes de entregarlo firmado al cliente?
La entrega del documento firmado al cliente es el último momento en que el expediente pasa por tus manos. Antes de que salga, hay una revisión breve pero concreta que puede evitar que el asunto regrese abierto semanas después.
Por qué existe la revisión después de la firma
Una vez firmado el acto, el trabajo visible ha terminado. Pero si el documento sale con un espacio en blanco, una firma mal ubicada o una copia que falta, el problema vuelve. A veces semanas más tarde, cuando el cliente ya no recuerda los detalles, o cuando el asunto llega a registro y lo devuelven.
La revisión postfirma no sustituye a la revisión previa: la completa. Son dos momentos distintos con distintos objetivos. La revisión previa verifica que los datos son correctos antes de firmar. La revisión postfirma verifica que la firma se materializó completa.
Lo que se revisa punto a punto
Firmas y rúbricas
El primer recorrido es visual: página por página, comprobando que cada parte firmó o rubricó donde le correspondía. En actos con varias partes, es fácil que una de ellas haya saltado un espacio sin que nadie lo advirtiera en el momento.
Si el documento requiere rúbrica al pie de cada página, verifica que no falta ninguna. En los actos notariales, comprueba también que el notario haya suscrito y que el cierre del acto esté completo.
Fecha
Algunos documentos se preparan con la fecha en blanco para completarla el día de la firma. Asegúrate de que ese campo esté lleno y que la fecha coincide con el día en que se firmó, no con la del borrador.
Si la fecha estaba impresa desde el borrador y el acto se firmó un día distinto al previsto, ese desajuste hay que resolverlo antes de que el documento salga.
Número de protocolo o referencia del expediente
En actos notariales, comprueba que el número de protocolo esté asignado y anotado. En documentos privados, que la referencia del expediente sea la correcta y coincida con la del resto del expediente.
Datos de los comparecientes en el cierre
El cuerpo del acto puede recoger el número de cédula de los comparecientes. En la página de cierre o en el reconocimiento notarial ese dato puede aparecer de nuevo, a veces en formato distinto. Coteja que sean idénticos. Una discrepancia entre el cuerpo y el cierre puede plantear problemas si el documento llega a registro.
Copias y distribución
Antes de entregar el original, define cuántas copias se necesitan y para quién. Si el protocolo exige que quede un original en el despacho, comprueba que se retuvo antes de entregar al cliente.
Anota en el expediente a quién se entregó qué: original, primera copia, segunda copia. Eso sirve cuando tiempo después alguien pregunte qué documentación tiene y cuál no.
Sellos y certificaciones
Si el documento requería sello notarial, nota de registro previo o apostilla para tener efecto fuera del país, verifica que estén dispuestos antes de la entrega. Una apostilla que se deja para después obliga a recuperar el documento del cliente, lo que es incómodo y costoso en tiempo.
Lo que esta revisión no es
La revisión postfirma no es el momento de releer el cuerpo del acto para detectar errores de fondo. Si en ese punto encuentras un dato incorrecto en las cláusulas, el documento ya está firmado y el proceso de corrección es distinto y más complejo.
Esta revisión es de forma: verifica que lo que tenía que estar firmado está firmado, que lo que tenía que estar fechado está fechado, y que el documento puede salir sin que vuelva.
Cómo dejarlo registrado en el expediente
Cuando el documento sale del despacho, apunta:
- Fecha y hora de entrega
- A quién se entregó y en qué calidad
- Qué se entregó exactamente: original, copia simple, copia certificada
- Si quedó copia en el despacho o en el protocolo
No hace falta redactar un acta. Una anotación breve en el expediente es suficiente. Lo importante es que si alguien pregunta seis meses después qué salió del despacho y cuándo, hay una respuesta documentada.
Cuándo hacer esta revisión
Antes de que el cliente o su representante se levante de la mesa, si es posible. Una vez que el documento sale del despacho, reunir de nuevo a los firmantes para completar un campo o corregir una omisión es un trámite que consume tiempo de todas las partes.
Si la firma se realizó en etapas —partes que firmaron en momentos distintos o a distancia— la revisión se hace tan pronto como el documento completo esté de nuevo en el despacho, y antes de archivarlo o remitirlo a terceros.
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