¿Qué revisar cuando una de las partes del acto es una persona jurídica?
Cuando en un acto interviene una sociedad, el proceso de verificación no se limita a cotejar los datos del compareciente: hay que revisar también si esa sociedad existe formalmente, si el que firma tiene atribuciones para hacerlo, y si el órgano correspondiente autorizó la operación. Sin esos tres elementos, la firma puede estar viciada desde el origen.
Este artículo describe el orden de revisión y qué documento cubre cada parte del proceso.
Por qué el caso de la persona jurídica exige más pasos
Una persona física lleva su cédula y con eso se puede empezar. Una sociedad, en cambio, tiene varios documentos que acreditan distintas cosas:
- Que la sociedad existe y está activa.
- Quién tiene facultades para representarla.
- Que la operación concreta fue autorizada.
Los tres son verificables antes de llegar al día de la firma, y los tres pueden presentar discrepancias.
El orden de revisión
1. Confirma que la sociedad está constituida y activa
El acto debe identificar a la sociedad con precisión: nombre completo, número de registro y domicilio. Verifica que esos datos coinciden con los que figuran en los documentos de constitución o en el registro correspondiente. Si hay diferencias ortográficas en el nombre, abreviaciones no reconocidas o un cambio de denominación que no consta en el acto, es el momento de señalarlo, no el día de la firma.
También revisa si hay indicios de que la sociedad fue transformada, fusionada o tiene alguna situación que afecte su capacidad de contratar. Eso suele reflejarse en los registros, y vale la pena revisarlo con tiempo.
2. Verifica quién actúa en representación
El documento que acredita la representación puede ser un poder notarial, un acta de nombramiento, un mandato u otro instrumento, según el tipo de sociedad y el ordenamiento aplicable. Lo que necesitas comprobar:
- Que ese documento está vigente en la fecha del acto.
- Que las facultades que otorga incluyen expresamente el tipo de operación que se está firmando. Un poder para actos de administración puede no ser suficiente para una compraventa de inmueble.
- Que el nombre y el número de identificación del representante en ese documento coinciden con los del compareciente en el acto.
Una divergencia en el nombre del representante —por una variación ortográfica, un segundo apellido omitido o una actualización del documento de identidad— es el tipo de error que detiene la firma el día del acto si no se detecta antes.
3. Revisa la autorización para esta operación
Para ciertos actos, la firma de quien tiene facultades de representación no es suficiente: se requiere una resolución o acuerdo previo del órgano competente de la sociedad (junta de accionistas, consejo de administración, junta directiva, según la estructura de la sociedad).
Cuando esa autorización es necesaria, pide el documento antes del día de la firma y verifica:
- Que identifica la operación por lo que es (compraventa del inmueble X, constitución de hipoteca sobre Y).
- Que la fecha de la autorización es anterior al acto.
- Que los datos del representante autorizado coinciden con los del compareciente.
No es tu función determinar si la autorización es necesaria o no: eso le corresponde al profesional que asesora a la sociedad. Tu función es verificar que el documento existe, que es coherente con el acto, y que los datos cuadran.
Dónde se concentran los errores más frecuentes
- El poder vence antes del acto. Un poder con vigencia definida que nadie revisó con tiempo suficiente. La solución es siempre incluir la fecha de vencimiento en el expediente desde el primer momento.
- Las facultades no cubren este tipo de operación. Un poder amplio que no incluye expresamente los actos de disposición, o que requiere doble firma y solo se presenta un representante.
- La denominación cambió y el acto usa el nombre antiguo. Fusiones, transformaciones o cambios de nombre que no se actualizaron en la documentación del asunto.
- El representante cambió desde la última operación. La sociedad tiene un nuevo representante legal, pero el expediente guarda el poder anterior.
Qué registrar en el expediente
Guarda una copia de cada documento que revisaste y anota qué verificaste en cada uno: los datos que coincidieron y los que requirieron corrección. Si la revisión de la representación la hizo otra persona del despacho, deja constancia de quién y cuándo.
Eso no es burocracia: es la única forma de que, si la cuestión se discute después, haya un rastro claro de que la verificación se hizo.
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