¿Qué revisar cuando el compareciente actúa mediante poder?
Cuando el que firma no es el titular sino alguien que actúa en su nombre, la revisión del expediente no termina con identificar al compareciente. Hay que verificar también el documento que lo autoriza a estar ahí y a suscribir el acto.
Estas son las cuatro cosas que hay que cotejar antes de dar por válida la representación.
La identidad del apoderado
El primer paso es confirmar que la persona frente a ti es efectivamente quien el poder describe. Eso se hace comparando el nombre completo y el número de cédula o pasaporte que aparecen en el poder con los del documento de identidad que presenta el compareciente.
Un error frecuente es revisar solo el nombre. El nombre puede coincidir y el número no. O el número coincide y el nombre tiene una variación que se pasa por alto en una lectura rápida: un segundo apellido abreviado, una inicial en lugar del nombre completo, una tilde que falta.
La verificación correcta es campo por campo: nombre completo tal como aparece en el poder, número de documento tal como aparece en el poder, y confirmación de que el tipo de documento coincide. Si el poder dice "cédula de identidad y electoral número X" y el compareciente presenta un pasaporte con otro número, eso no valida la identidad.
Las facultades otorgadas
Que el apoderado sea quien dice ser no es suficiente. También hay que confirmar que las facultades que el poder le otorga cubren el acto que se va a suscribir.
Los errores más frecuentes en este punto son tres.
El primero: el poder autoriza actos de administración, pero el acto que se va a firmar es de disposición. Vender un inmueble, constituir una hipoteca, ceder derechos sobre un bien —todos son actos de disposición— no quedan cubiertos por un poder general de administración. Hay que leer la cláusula de facultades y verificar que el tipo de acto esté expresamente incluido.
El segundo: el poder menciona un bien específico, pero el acto se refiere a otro. Si el poder dice "para vender el apartamento situado en la calle X" y el acto es sobre una propiedad diferente, las facultades no aplican.
El tercero: hay una restricción que no se leyó en la primera pasada. Algunos poderes autorizan actuar ante ciertas instituciones o en ciertos tipos de operaciones y excluyen otras. Hay que leer el poder completo, no solo las primeras líneas de la cláusula de facultades.
La vigencia del poder
Un poder puede tener una fecha de vencimiento expresa o no tenerla. Los dos casos se manejan distinto.
Si el poder tiene plazo fijo, hay que verificar que la firma del acto ocurra dentro de ese plazo. Que el poder esté vigente el día de la firma es lo que importa, no el día en que llegó al expediente ni el día en que el cliente lo presentó por primera vez.
Si el poder no tiene fecha de vencimiento, se presume vigente mientras no haya constancia de revocación. Eso no elimina el riesgo —el poderdante puede haber revocado el poder antes del acto y esa revocación puede no haberse registrado aún— pero es la situación a partir de la cual se trabaja.
Lo que sí se puede verificar sin ambigüedad es que el poder se haya otorgado antes del acto. Si el poder tiene fecha posterior al contrato o al acto que dice autorizar, hay un problema que no tiene corrección sobre la marcha.
La concordancia entre el poderdante y el contrato
El nombre del poderdante en el poder tiene que coincidir exactamente con el nombre del titular que aparece en el contrato, en la escritura o en el título que se está transfiriendo.
Esta es una de las discrepancias que aparecen con más frecuencia: el contrato dice "María Isabel Rodríguez de Fernández" y el poder dice "María Rodríguez". O el título de propiedad usa el nombre de soltera y el poder el nombre completo con los apellidos del esposo.
Cualquier variación, por pequeña que parezca, necesita una explicación documentada antes de continuar. Hay casos en que la variación tiene una razón válida —un cambio de nombre registrado, una diferencia entre el nombre legal y el nombre en uso habitual— pero esa razón tiene que constar en el expediente antes de la firma, no después.
Qué dejar en el expediente
Cuando hay representación mediante poder, el expediente tiene que reflejar, como mínimo:
- Qué poder se revisó: notaría que lo autorizó, número de acto o escritura, y fecha de otorgamiento.
- Que se verificó la identidad del apoderado contra el poder.
- Que las facultades cubren el acto específico que se firmó.
- Si hubo alguna discrepancia y cómo quedó resuelta.
Ese registro no es burocrático. Meses o años después, si se cuestiona la validez de la representación, ese expediente es lo que permite reconstruir en qué se basó la decisión de aceptarla. La verificación de un poder no es distinta en su lógica a la de cualquier otro documento: se cotejan los datos, se confirma que lo que el documento dice coincide con lo que la situación requiere, y se deja constancia de lo que se hizo.