¿Cómo revisar la sección de firmas de un documento antes de que las partes lo suscriban?
La sección de firmas de un acto es la última en escribirse y, con frecuencia, la menos revisada. Por eso concentra algunos de los errores que más retrasos generan el día de la firma.
Revisar el bloque de firmas no es lo mismo que revisar la identidad de los comparecientes. Eso debió hacerse antes. Revisar el bloque de firmas es verificar que el documento, tal como está redactado, recoge correctamente a cada parte en el lugar que le corresponde, con los datos y la capacidad exactos.
Qué incluye el bloque de firmas
El bloque de firmas es la sección del acto o contrato donde se identifican las partes que lo suscriben, se describe la capacidad en que cada una firma, y se reservan los espacios para la firma, la fecha, los testigos y, cuando aplica, la actuación del notario.
En actos que involucran personas jurídicas, el bloque también debe indicar en qué calidad actúa el firmante: como administrador, como apoderado, como representante legal. En actos con varias partes, habrá un bloque por cada una.
El error más frecuente: el nombre no coincide
El nombre que aparece en el bloque de firmas debe ser exactamente el mismo que figura en el cuerpo del documento y en el documento de identidad del compareciente. No el nombre abreviado, no el apodo, no el nombre con la inicial del segundo apellido omitida.
Antes de que el documento salga del despacho, revisa que:
- Cada nombre en el bloque de firmas coincide letra por letra con el nombre en el cuerpo del acto.
- El número de cédula o documento de identidad, si aparece en el bloque, coincide con el del documento aportado.
- El orden de los apellidos es el correcto, sin inversiones.
Una discrepancia en el nombre entre el bloque y el cuerpo del acto puede invalidar la firma o requerir una rectificación posterior.
La capacidad en que firma cada parte
Cada firmante debe aparecer en el bloque con la capacidad correcta. Firmar en nombre propio, en representación de una empresa, bajo poder notarial o como tutor legal no son lo mismo, y el bloque debe recoger exactamente cuál aplica.
Verifica que:
- Si la parte es una persona jurídica, el bloque describe la capacidad del firmante físico: administrador único, apoderado, director, según lo que acreditan los documentos de representación que están en el expediente.
- Si la parte actúa bajo poder, el bloque menciona el poder y la referencia de ese instrumento.
- Si hay una parte que firma en dos capacidades distintas, cada una está recogida por separado en el bloque, no mezcladas en una sola línea.
El bloque de firmas no puede recoger una capacidad que no esté respaldada por los documentos que tiene el expediente. Si el firmante figura como apoderado pero el poder no está en el expediente, el problema no es solo de redacción: es que falta documentación.
El número de firmantes coincide con el número de partes del acto
Compara el encabezado del acto o la sección de comparecientes con el bloque de firmas. Cada parte que se presentó como interviniente debe tener su espacio de firma. Si aparece una parte en el cuerpo del acto que no tiene bloque de firmas, o si hay un bloque de firmas sin parte correspondiente en el cuerpo, hay un error.
Este tipo de inconsistencia aparece cuando se trabaja sobre borradores que han pasado por varias manos y alguna versión perdió o añadió una parte sin actualizar el bloque.
Los campos adicionales: testigos, notario, fecha
Algunos actos requieren firmas de testigos, y otros requieren la actuación de un notario que suscribe o da fe. Antes de que el documento salga:
- Verifica que los campos de testigos están en el bloque si el tipo de acto los requiere.
- Si el notario actúa como fedatario, comprueba que hay espacio para su firma y sus datos.
- El campo de fecha debe estar en blanco o completado correctamente: nunca con una fecha provisional escrita como definitiva.
Un bloque de firmas sin los espacios que el acto requiere obliga a una corrección de última hora o, peor, a que el documento se firme incompleto.
Cómo organizar esta revisión en la práctica
La revisión del bloque de firmas se hace antes de enviar el borrador a las partes para su revisión final, no el día del acto. Si el borrador va a las partes con el bloque mal, el error puede pasar a la versión que llega a la firma.
Un protocolo útil es revisarlo en el siguiente orden:
- Nombre de cada parte: coteja con el cuerpo del acto y con el documento de identidad en el expediente.
- Capacidad de cada firmante: verifica que coincide con los documentos de representación del expediente.
- Número de bloques: uno por parte, sin duplicados ni ausencias.
- Campos adicionales: testigos, notario, fecha, según el tipo de acto.
- Datos del notario o del profesional que autoriza, si aplica.
Llevar este orden como lista fija reduce el riesgo de saltarse un punto por familiaridad con el documento.
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