¿Cómo verificar los datos de un acto anterior que se cita en el nuevo documento?
La referencia a un acto anterior es exacta o es un error en espera de problemas. No hay término medio. Antes de redactar o firmar cualquier documento que cite un instrumento previo —una escritura, un contrato, un poder— conviene cotejar los datos del original, no confiar en lo que alguien recuerda o en la minuta anterior.
Por qué falla la referencia
Los errores más frecuentes en la cita de actos anteriores no vienen del descuido: vienen de trabajar con datos de segunda mano. El notario o abogado usa el número de protocolo que le pasó el cliente, la fecha que aparece en el contrato previo digitalizado, o el nombre de las partes tal como quedaron anotadas en el expediente. Cada paso que se aleja del documento original abre una grieta.
Una referencia errónea puede complicar la inscripción en un registro o generar dudas sobre qué instrumento se quiso citar. En algunos casos, basta con que el número de protocolo no coincida para que el acto quede observado.
Qué cotejar antes de incorporar la referencia
El cotejo tiene cuatro puntos. Los cuatro hay que verificarlos, no elegir los que parecen más seguros.
Número de identificación del instrumento. El número de acto o instrumento debe copiarse del original, no del expediente. Un dígito distinto es suficiente para que la referencia sea errónea.
Fecha de otorgamiento. La fecha que hay que citar es la del acto, no la del registro ni la de la entrega. Si el acto fue otorgado el 3 y registrado el 15, el documento nuevo debe citar el 3.
Identificación de las partes. Hay que confirmar que los nombres y datos identificativos de quienes intervinieron en el acto anterior coinciden con los que constan en sus documentos actuales. Si hay variaciones —por matrimonio, error en el original, o cambio de nombre— hay que decidir cómo se maneja antes de redactar, no después.
Objeto y alcance del instrumento. Una referencia a "el poder otorgado ante notario..." que no especifica para qué actos fue otorgado puede ser insuficiente cuando el acto nuevo lo requiere. Hay que revisar que el objeto del instrumento anterior sea compatible con lo que se pretende hacer ahora.
Cómo organizar el cotejo
La forma más eficiente de trabajar es asignar la verificación a quien tenga acceso al original, no al que está redactando. Si el original está en protocolo de otro notario, hay que solicitarlo formalmente con tiempo suficiente antes del acto.
Cuando el documento original llega al despacho —en copia certificada o en digital— el cotejo se hace sobre esa versión, no sobre una minuta o resumen. Se anotan los cuatro datos en un campo del expediente y se comparan, dato por dato, con lo que figura en el borrador del instrumento nuevo.
Si el instrumento nuevo hace referencia a varios actos anteriores, el cotejo se estructura como una lista: un bloque por cada referencia, con los cuatro campos. No se avanza al siguiente hasta completar el anterior.
Cuando el original no está disponible
Hay situaciones en que el instrumento anterior no puede obtenerse antes del acto. En esos casos, la referencia debe hacerse constar como provisional, con una cláusula que la sujete a confirmación, o el acto debe aplazarse.
Lo que no se hace es incorporar la referencia con los datos que alguien recuerda, con la esperanza de que estén bien. Una referencia incorrecta en un documento firmado es más difícil de corregir que un acto aplazado.
Qué pasa cuando se encuentra una discrepancia
Si el cotejo revela que los datos del original no coinciden con lo que se había anotado en el expediente, hay que identificar cuál es la versión correcta antes de continuar. El criterio es siempre el original: si el original dice una fecha y el expediente dice otra, se trabaja con la del original y se investiga de dónde vino el error en el expediente.
Si la discrepancia es en los datos de una de las partes —por ejemplo, un número de cédula distinto— el profesional tiene que determinar si es un error de transcripción o un dato que cambió. La respuesta condiciona cómo se redacta la referencia.
Dejar constancia del cotejo en el expediente
Una vez verificados los cuatro puntos, el resultado queda anotado en el expediente antes de continuar con la redacción. No hace falta un registro formal: basta una anotación por referencia —qué se cotejó, de dónde venía el original, y la fecha del cotejo.
Esto importa especialmente cuando el asunto pasa por más de un profesional. Si quien verificó el instrumento anterior no es quien redacta el borrador definitivo, la anotación en el expediente evita que el siguiente tenga que repetir el cotejo o asumir que ya fue hecho.
También importa al cierre del expediente. Una constancia de qué instrumentos previos se cotejaron, y cuándo, es más fácil de localizar que el recuerdo de haberlo hecho.
Si quieres apoyo para organizar y verificar la documentación de tu despacho, en VerifyAct encontrarás herramientas pensadas para eso.