¿Qué revisar cuando quien firma actúa en nombre de otro?
¿Qué revisar cuando quien firma actúa en nombre de otro?
Cuando el compareciente que aparece a firmar no es el titular del derecho sino un representante —un apoderado, el administrador de una sociedad, un mandatario—, la revisión no termina con identificar a esa persona. Hay que verificar también que su autorización existe, que cubre el tipo de acto que se va a celebrar, y que los datos del poderdante cuadran con los del contrato o la escritura.
Dos documentos, una sola revisión
Toda representación involucra al menos dos documentos:
- El instrumento que acredita la representación: poder notarial, estatutos con nombramiento inscrito, resolución de asamblea, certificado de administrador, o equivalente según el tipo de acto.
- El documento de identidad del representante: quien aparece físicamente a firmar.
Ambos se revisan en paralelo. Verificar la cédula del apoderado sin revisar el poder —o al revés— deja la verificación a medias.
Datos del poder que hay que cotejar
Identidad del poderdante
El nombre y el número de cédula o identificación del poderdante en el poder tienen que coincidir exactamente con los que aparecen en el contrato o escritura. Si el acto dice una cosa y el poder dice otra —aunque sea una sola letra o un dígito—, hay que resolver esa discrepancia antes de proceder.
El mismo cotejo aplica para personas jurídicas: el nombre de la sociedad en el poder debe ser idéntico al que figura en el contrato o escritura, incluidas abreviaturas como S.A., S.R.L. o equivalentes.
Identidad del apoderado
El nombre y el número de identificación del apoderado en el poder tienen que coincidir con los de su documento de identidad. El error más frecuente aquí es que el poder fue otorgado con el nombre de soltera y la cédula actual ya refleja el nombre de casada, o al revés.
Alcance de las facultades
El poder tiene que cubrir expresamente el tipo de acto que se va a firmar. Un poder general no siempre incluye actos de disposición. Un poder especial puede estar limitado a un bien concreto, a un monto determinado, o a una contraparte específica.
Lo que se revisa en este punto no es una interpretación jurídica —eso corresponde al notario o al abogado—, sino que el tipo de acto descrito en el poder coincide con lo que dice el contrato. Si el poder faculta para vender y el documento a firmar es una hipoteca, ya hay una divergencia que señalar.
Vigencia
Algunos poderes incluyen una fecha de vencimiento expresa. La verificación documental puede confirmar que el poder no ha expirado según su propio texto: basta comparar esa fecha con la del acto. La revocación es una situación distinta que el cotejo de documentos no puede resolver por sí solo, pero si el poder tiene fecha de vencimiento, ese dato entra en la revisión.
Qué hacer cuando los datos no cuadran
Una discrepancia no es necesariamente un bloqueo. Es una señal de que hay que pausar y documentar. Las salidas habituales son tres:
- El desajuste es un dato erróneo en el contrato, y puede subsanarse con una rectificación antes de celebrar el acto.
- El poder no cubre el acto previsto, y hay que obtener uno nuevo o ampliar las facultades.
- El nombre del apoderado cambió desde que se otorgó el poder, y hay que acreditar ese cambio con los documentos correspondientes antes de seguir.
En los tres casos, la revisión previa cumplió su función: identificó el problema antes de que las partes estuvieran sentadas frente al instrumento y el tiempo de corrección fuera mínimo.
Una señal que se pasa por alto con frecuencia
Cuando el poder fue otorgado en el extranjero, puede requerir apostilla o legalización según el país de origen. Eso no es materia de verificación documental en sentido estricto —es una cuestión de validez formal—, pero el proceso de cotejo puede levantar la bandera: si el poder tiene lugar de otorgamiento extranjero y firma de un funcionario de otro país, ya hay indicios de que habrá que revisar si está en orden para surtir efectos localmente.